Microsoft SharePoint wird in vielen Unternehmen als Plattform zur Zusammenarbeit eingesetzt. Häufig wird es dabei auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet. Diese Einordnung ist jedoch fachlich nicht korrekt. SharePoint ist keine DMS-Lösung im Sinne professioneller Unternehmensanforderungen, sondern primär ein Kollaborations- und Informationsportal.
Ein zentrales Merkmal eines echten DMS ist die revisionssichere Archivierung nach rechtlichen Vorgaben wie GoBD, HGB oder DSGVO. SharePoint erfüllt diese Anforderungen nur eingeschränkt und oft nur mit zusätzlicher Drittsoftware. Ohne ergänzende Lösungen fehlen Funktionen wie unveränderbare Archivierung, rechtssichere Aufbewahrungsfristen oder vollständige Audit-Trails.
Darüber hinaus mangelt es SharePoint an klassischer DMS-Funktionalität wie einer strukturierten Aktenführung, verbindlichen Metadatenmodellen oder automatisierten Dokumentenlebenszyklen. Die Ablage erfolgt meist ordnerbasiert und ist stark von Benutzerdisziplin abhängig, was zu Inkonsistenzen und Informationsverlust führt.
Auch bei der Dokumentenkontrolle zeigt sich die Schwäche von SharePoint: Versionsverwaltung, Freigabeprozesse und Sperrmechanismen sind vorhanden, jedoch nicht so granular, nachvollziehbar und verbindlich wie bei spezialisierten DMS-Systemen. Für regulierte Branchen oder qualitätskritische Prozesse ist dies unzureichend.
Zusammenfassend gilt:
SharePoint ist ein leistungsfähiges Kollaborationstool, aber kein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen. Wer rechtssichere Archivierung, strukturierte Akten, Compliance und langfristige Dokumentenkontrolle benötigt, kommt an einer spezialisierten DMS-Lösung nicht vorbei.
Kurzes Fazit mit Documentum/OpenText
OpenText / Documentum ist die Enterprise-Spitze: tiefe ERP-Integration, vollwertige ECM-Funktionalität, BI-fähig und eigene Clients. Ideal für regulierte oder sehr große Unternehmen.
AODocs, DocuWare, d.velop, M-Files sind flexibler, cloudfähiger, teilweise einfacher zu implementieren, aber auch für KMU sehr geeignet.
| System | ERP‑Integration | Data‑Explorer/BI‑Integration | Eigene Clients / APIs | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|---|---|
| AODocs | ✔️ SAP‑ERP‑Integration (Connector), weitere ERP/CRM-Systeme via API (aodocs.com) | ✔️ BI-Dashboards & Analyse über Metadaten / Exporte (Power BI, Tableau) (aodocs.com) | ✔️ APIs, Connectoren, Add‑Ons für Outlook, Salesforce, eigene Clients möglich (aodocs.com) | Cloud-natives DMS, starke Google Workspace-Integration, Workflow- und BI-fähig |
| DocuWare | ✔️ SAP, Sage, Dynamics, weitere ERP-Systeme via Connectors / iPaaS (start.docuware.com) | ✔️ BI-Integration via APIs / Exporte | ✔️ REST-APIs, Webhooks, eigene Clients möglich | Weit verbreitetes DMS mit breiter ERP/CRM-Anbindung und Workflow-Unterstützung |
| d.velop documents | ✔️ SAP, Dynamics, Salesforce u. a. via native Connectoren & REST APIs (adeon.ch) | ✔️ API-basierte BI/Reporting-Integration möglich | ✔️ Web-Clients + REST APIs für eigene Frontends (d-velop.com) | Modulares DMS mit breiter System-Konnektivität und Workflow-Fokus |
| M-Files | ✔️ SAP, ERP-Metadaten-Sync, Dokumentenverknüpfung (m-files.com) | ✔️ BI-Tools via Metadaten-APIs | ✔️ APIs, eigene Clients, Services | Metadatenorientiertes DMS für kontextbezogene Dokumentensteuerung |
| Documentum / OpenText | ✔️ SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, weitere ERP-Integrationen über OpenText-Connectors | ✔️ BI/Analytics über OpenText Analytics oder Datenexport/APIs | ✔️ OpenText Web-/Desktop-Clients, REST-APIs, SDKs für eigene Lösungen | Enterprise-ECM-System, sehr leistungsfähig, stark in regulierten Branchen und großen Unternehmen |
| Optional / ELO, Laserfiche, etc. | ✔️ SAP, Oracle, MS Dynamics | ✔️ BI via APIs | ✔️ Clients / SDKs | Enterprise-DMS/ECM, besonders für große Organisationen |